Come organizzarsi la giornata: consigli, strumenti e risorse da sfruttare

Come organizzarsi la giornata? Questa è sicuramente una domanda interessante che uno studente universitario o un lavoratore dovrebbe porsi per imparare a gestire al meglio il tempo e ottimizzare la produttività.

Le persone di successo, in qualunque campo, si distinguono per le loro doti organizzative e per la capacità di gestire al meglio il tempo. Se vuoi diventare un professionista di grande successo nel tuo campo, ma anche uno studente modello, dovrai imparare ad organizzare la giornata in modo efficace.

Ma dove dovresti iniziare per pianificare al meglio un giorno di studio o di lavoro? In questa guida dell’Università Niccolò Cusano di Roma, troverai suggerimenti, tecniche e trucchi per pianificare la tua giornata senza stress e partire con il piede giusto. Iniziamo subito.

Ecco come pianificare la giornata e organizzare il tempo

Per capire come organizzare la giornata, servono alcune strategie comprovate per farti aumentare la produttività, la creatività e l’efficienza, mantenendo una chiarezza mentale e una sensazione di serenità.

Ecco quello che devi sapere per gestire il tempo e avere successo attraverso lo strumento della pianificazione.

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Pianifica la giornata la sera prima

Il primo passo per assicurarti di avere il tuo tempo sotto controllo è di pianificare la tua giornata la sera prima.

Prima di andare a dormire, assicurati di iniziare la giornata con uno scopo. Prepara un’agenda o un planning e appunta il tuo piano d’azione per il giorno successivo.

Per darti una linea guida, dovresti avere almeno quattro piani di attività da fare tutti i giorni: uno dovrebbe essere correlato al lavoro, uno dovrebbe essere per un’attività personale e due dovrebbero essere per realizzare i tuoi sogni di vita.

Fai delle to-do list

Una volta che hai ben chiaro il tuo planning giornaliero, perché non sperimentare le to-do list? Si tratta di elenchi di cose da fare, legati ad ogni piano attività giornaliero.

Ad esempio, una to-do list legata al piano di attività giornaliero per l’Università potrebbe essere:

• Dalle 9:00 alle 13:00 – Studia i capitoli 5,6 e 7 del manuale di diritto pubblico
• Dalle 14:30 alle 15:30 – Ripassa le 4 mappe concettuali per l’esame di diritto amministrativo
• Dalle 15:45 alle 17:00 – Costruisci 3 mappe concettuali sui capitoli di diritto pubblico studiati
• Dalle 17:15 alle 18:00 – Ripeti ad alta voce tutto ciò che hai studiato

Programma delle interruzioni

Se ti stai chiedendo come organizzarsi la giornata, è fondamentale tenere conto dei momenti di interruzione fra un’attività e l’altra.

Osserva l’esempio di to-do list che ti abbiamo fatto nel paragrafo precedente: come puoi vedere, tra un’attività e l’altra ci sono sempre dei momenti di pausa.

Ad esempio, se scrivi nel tuo planning che realizzerai una certa task dalle 08:00 alle 08:45, non aspettarti di poter ricominciare a lavorare alle 08:46. Non aumentare il tuo stress con delle forzature non necessarie: sarai in grado di organizzare la giornata con successo solo se prevedi interruzioni.

Non essere multitasking

Per sapere come organizzarsi la giornata con successo, è bene che tu sappia che il multitasking non è una via da perseguire. Fare più cose contemporaneamente non ti aiuterà affatto a farle più in fretta, anzi: in questo modo rischi solo di aumentare il tuo livello di stress e di svolgere ogni attività con scarsa concentrazione.

Cosa fare, allora? Dedicati ad una sola attività alla volta, rispettando dei tempi definiti che hai fissato nel tuo planning.

Inizia la giornata con qualcosa di impegnativo

Se nella tua giornata devi realizzare qualcosa di grande e impegnativo, falla per primo. L’idea di svolgere subito l’attività che ti ruberà più tempo durante la tua giornata ti aiuterà ad affrontarla con più tranquillità. Non procrastinare le cose più difficili: rischierai che il pensiero di doverle fare ti perseguiti per tutto il giorno.

Per questo motivo, inizia da qualcosa di grande; così, anche se non realizzerai altro, potrai comunque dire che hai fatto qualcosa di produttivo.

Non distrarti

Se desideri davvero essere produttivo, devi importi di abolire ogni distrazione. Quando decidi di portare a termine un compito, assicurati di liberarti da tutte le distrazioni.

Ciò significa che, durante lo svolgimento di quella task, non ci sono social media, email, internet o TV. Fino a quando l’attività non è completa o il tempo a disposizione per lavorarci è passato, non dovrai mai distrarti da ciò che stai facendo.

Usa un timer e inizia con un’ora di lavoro ininterrotto. Se il rumore ambientale è eccessivo, riproduci della musica per eliminare le distrazioni e aiutarti a mettere a fuoco. Dì ai tuoi colleghi o ai tuoi compagni di studio cosa stai facendo e chiedi loro di non disturbarti a meno che non si possa aspettare.

Metti in ordine la tua postazione

Uno spazio di lavoro ingombro è sinonimo di una mente ingombra. Se la tua scrivania è un disastro, come puoi aspettarti che la tua giornata di lavoro scorra senza distrazioni indesiderate?

Organizza la tua scrivania in modo simile a come vorresti organizzare la tua mente, ossia libera da confusione e distrazioni. Lo stesso vale per il desktop del tuo pc.

Abbi cura del tuo ambiente di lavoro per affrontare la tua giornata con la carica giusta e nel contesto ideale. La produttività esige (anche) comodità e ordine.

Non darti obiettivi impossibili

Sapere come organizzarsi la giornata con le to-do list è sacrosanto, ma tieni in considerazione il fatto di non darti obiettivi impossibili e irrealistici.

Accetta anche il fatto che non puoi fare tutto in un giorno. Non sentirti frustrato se non sei riuscito a finire tutto quello che hai pianificato: cerca, piuttosto, di recuperare il giorno dopo e di imparare sempre più a padroneggiare lo strumento per tenere il tempo e organizzare le tue task.

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Utilizza le app per gestire le tue attività giornaliere

Non solo carta e penna: per organizzare la giornata, sono utili anche le to-do list digitali e le app per aumentare la produttività. Ci sono tante applicazioni che ti consentono di tenere traccia di tutte le tue attività; ad esempio, ti segnaliamo:

• Wunderlist: questa app è il modo più semplice per condividere i tuoi appunti e collaborare con chi vuoi ogni giorno, sia che tu voglia condividere la lista della spesa con una persona cara, sia che tu stia creando un progetto o che tu debba organizzare una vacanza. Qui potrai creare tutte le liste che vuoi ed accedervi da tutti i tuoi dispositivi, condividendole con altri utenti e allegando materiale multimediale;
• Trello: questa è una delle applicazioni più note e usate per aumentare la produttività. Grazie a Trello, potrai creare bacheche per organizzare qualsiasi cosa a cui stai lavorando, condividerle con altri utenti e assegnare attività a te o agli altri;
• Any.do: usata da più di 15 milioni di persone, questa applicazione permette di tenere la tua lista di cose da fare ed il tuo calendario aggiornati, ogni giorno. La versione base dell’app, completamente gratuita, consente di utilizzare strumenti come la lista di cose da fare, calendario, casella di posta, blocco note, lista di controllo, lista di attività, bacheca per i post-it, project management, promemoria e organizer.

Su come organizzarsi la giornata abbiamo detto tutto, per oggi: non ti resta che iniziare a metterti all’opera, pianificare le tue giornate e goderti i tuoi successi.